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人称人称要与文书格式相适应。正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。在正式照会中，一般不用“我们”一词，普通照会一般以单位名义用第三人称写成，称对方亦用第三人称，不可用“贵方”或“贵馆”等措词，而是重提受照机关的名称。以机构名义书写的对外函件亦用第三人称。
另外，签署者与受文者要相适应，即人对人、单位对单位。如：正式照会是人对人，普通照会是单位对单位。在个人对个人的外交文书中讲究身份对等，如元首对元首，总理对总理，外长对外长。但也有特殊情况，如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首，而代办一般只对外长。其他的对外函件可根据实际情况书写。
客套用语客套用语要与格式相适应。如普通照会开头的“——向——致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语，非外交机关发的对外文书也不用这一套语，照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。如，致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”；给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致崇高的敬意”。事务性的文书，亦用“顺致崇高的敬意”。
致敬语不能自成一页，应紧跟正文后另起一段。
称呼文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称，文中第一出现职衔、姓名也要全称。第二次出现则可用简称。
国名文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。文中第一次出现时用全称，以后可用简称。但有些国家由于情况特殊，如朝鲜民主主义共和国国名则须用全称。
有些国家由于发生革命、政变或其他原因，国名可能改变，须随时注意，不要写错。
译文对外文书一般以本国文字为正本。但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容，往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。在本国向外国常驻代表机关发送事务性函件，也可仅用本国文字，不附译文。较为重要的文书则附以译文为好。各国套语用法以及行文格式与中文不同，翻译时应注意，要符合各种文字的用法。一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。
三、我国对外文书格式范例
正式照会例一：代办介绍信——
国外交部长——阁下
阁下：
在中华人民共和国驻——国特命全权大使赴任之前，我委派中华人民共和国驻——国大使馆参赞——先生为临时代办，办理建馆事宜。
我现在向你介绍——先生，请予接待，并对他执行任务给予一切便利。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国外交部长
一九——年…月…日于北京
注：1．此介绍信需印正副本各一份，正本面交驻在国外交部长，副本面交驻在国外交部礼宾司长。
2．正本用带国徽、带外交部衔的照会纸印，副本用无国徽、无外交部衔的白照会纸印。
正式照会例二：大使就任通知——
字第——号——
国特命全权大使——阁下
阁下：
我已于一九——年…月…日向——国主席递交了中华人民共和国主席——阁下任命我为中华人民共和国驻——国特命全权大使的国书。
我在就任时，诚恳地向阁下表示，我将尽力同你建立良好的联系，以加强我们两国之间的友好关系。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国驻——国
特命全权大使
一九——年…月…日于——
注：第二段措词可视不同情况作适当的变动。
正式照会例三：转送电报——
字第——号——
国外交部长——阁下
阁下：
在——共和国成立——周年之际，我向您致以热烈的祝贺，并荣幸地送上中华人民共和国国务院总理——阁下致——国总理——阁下贺电一则，请代为转交。电报全文如下：
“——
国总理——阁下：。
中华人民共和国国务院总理——
一九——年…月…日于北京”
注：转送电报的照会，如电报内容在照会文中陈述，则也可略去电报的抬头与落款。如电报作为附件单印，则一般有抬头与落款。
普通照会例一：申述态度
部…字第——号——
国驻华大使馆：
中华人民共和国外交部向——国驻华大使馆致意，并谨就——问题申述如下：。
顺致最崇高的敬意。
一九——年…月…日于北京
普通照会例二：通知协定生效
部…字第——号——
国驻华大使馆：
中华人民共和国外交部向——国驻华大使馆致意，并谨通知如下：
中华人民共和国政府对于一九——年…月…日在北京签订的中、…两国政府——合作协定已履行了手续。鉴于——政府已于一九——年…月…日通知中国驻——国大使馆，——国政府批准了该协定，根据协定第…条的规定，该协定将自本照会发出之日起正式生效。
顺致最崇高的敬意。
一九——年…月…日于北京
普通照会例三：大使临时离任通知…
字第…号
各国驻——外交代表机关：
中华人民共和国驻——大使馆向各国驻——外交代表机关致意，并谨通知如下：
中华人民共和国特命全权大使——先生阁下将在…月…日暂时离开——回国休假；在他离任期间，由大使馆参赞——先生担任临时代办，主持馆务。
顺致最崇高的敬意。
一九——年…月…日于——
对外函件例一：复访问日期——
国政府总理——阁下
阁下：——
大使——先生阁下已经在…月…日转交了阁下的来信。阁下建议我去——访问的时间可以定在…月…日左右。这个时间对我是完全适合的，我完全同意。如果对贵国政府方便的话，我准备从…月…日起到…月…日，在——进行…天访问。
我热烈地期待着同阁下会晤和访问贵国。‘
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国国务院总理
一九——年…月…日于北京
对外函件例二：吊唁——
国驻——国特命全权大使——阁下
阁下：
惊悉——国——先生不幸逝世。我谨代表大使馆全体馆员并以我个人名义向你，并通过你向——国政府和——先生的家属，表示深切的哀悼。
中华人民共和国驻——国
特命全权大使
一九——年…月…日于——
对外函件例三：通知…
字第——号
各国驻华外交代表机关：
我局根据我国有关部门的决定，现通知各国驻华外交代表机关如下事项：。
顺致崇高的敬意。
一九——年…月…日于北京
便函例一：应邀
亲爱的——先生：
承蒙盛情邀请共进晚餐，甚为感谢。您提出的两个日期，如能定在…月…日，对我将合适。我期待着同您愉快的见面。
祝您身体健康——
一九——年…月…日于——
便函例二：婉拒
亲爱的——先生：
蒙您邀请我观看——演出，甚为感谢，可惜该晚我已另有约会，不能前往观看，深为抱歉。
祝您愉快——
一九——年…月…日于——
备忘录例一：对外表态——
总理致——国总理——的备忘录
一、中国政府欢迎并且支持一九——年…月…日至…日在——举行的——会议为促进中…两国解决——问题所作的努力。
二、。
以上两点只在中…双方官员会晤以前和会晤期间有效，不影响双方官员会晤中提出的其他建议和作出的最后决定。
一九——年…月…日于——
注：此件是作为照会附件发出的备忘录。
备忘录例二：陈述意见
备忘录
根据——国政府关于——关于协定的建议，中国政府表示同意进行签订该协定的谈判。
中国政府的意见，在——协定中应包括下列各款：——
……
…………
当然上述各款可按双方愿望补充或变更。
请将上述事宜转达贵国政府。
一九——年…月…日于——
注：此件为面交备忘录。
电报例一：贺电——
共和国共和国总统——阁下：
在——共和国独立——周年的时候，我谨向阁下表示祝贺。
祝贵国繁荣昌盛，人民幸福。
中华人民共和国主席——
一九——年…月…日于北京
电报例二：慰问电——
共和国总统——阁下：
惊悉阁下因车祸负伤，谨向阁下表示诚挚的慰问。
中华人民共和国国务院总理——
一九——年…月…日于北京
电报例三：祝寿——
共和国——协会主席——先生：
在您——岁生日的时候，我代表中华全国——学会，并以我个人的名义，向您表示衷心的祝贺。
祝您健康长寿。
中华全国——学会主席——
一九——年…月…日于北京
四、名片
名片一般为10公分长，6公分宽的白色卡片。夫人名片规格略小。也有夫妇印同一名片的。外国习惯，姓名印在中间，职务用较小字体印在姓名下面。我国习惯，职务用较小号字体印在名片左上角，姓名印在中间。如同时印中外文，则一面为中文，另一面为外文。外文按国际习惯排印。商业用名片则除姓名、职务，尚印有办公地点、电话号码，以及寓所地址等等。单位名片只在中间印机关名称。
国际上，使用名片比较普遍，主要是作自我介绍之用。
外交场合也可用名片作为简单的礼节性通信往来，表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、吊唁等等。使用时视不同用意用铅笔在名片左下角写上几个表示一定含义的法文小写字母。例如，祝贺对方国庆或其他节日，在名片上注上p。f。也可以在名片上写上几个字，或简短的一句话，如“承蒙祝贺春节，谨致谢意”。在我国内使用也可以写中文。
五、几种外文缩写及其含义
1．敬贺p。f。
2．谨唁p。c。
3．谨谢p。r。
4．介绍p。p。
5．辞行p。p。c。
6．恭贺新年P。F。N。A。
7．谨赠
英文Withthecomplimentsof——
法文Avecsescompliments
几种常见的仪式
除以上所述各种礼仪活动之外，国际上还根据实际需要，举行一些其他仪式，常见的有签字仪式、谒墓、开幕式及授勋仪式等等。
一、签字仪式
国家间通过谈判，就政治、军事、经济、科技文化等某一领域内的相互关系达成协议，缔结条约、协定或公约时，一般都举行签字仪式。签字人视文件的性质由缔约各方确定，有由国家领导人签的，也有由政府有关部门负责人签的，但双方签字人的身份应大体相当。一国领导人访问他国，经双方商定发表联合公报，有时也举行签字仪式。各国业务部门之间签订专业性协议，一般不举行这类签字仪式。
安排签字仪式，首先应做好文本的准备工作，有关单位应及早做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等项工作，同时准备好签字用的文具、国旗等物品，与对方商定助签人员，并安排双方助签人员洽谈有关细节。
参加签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员。如一方要求让某些未参加会谈的人员出席，另一方应予同意，但双方人数最好大体相等。不少国家为了对签订的协议表示重视，往往由更高或更多的领导人出席签字仪式。
我国举行的签字仪式，一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。桌面覆盖深绿色台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人员的座位，主左客右。座前摆的是各自保存的文本，上端分别放置签字文具，中间摆一旗架，悬挂签字双方的国旗
双方参加人员进入签字厅。签字人员入座时，其他人员分主客各一方按身份顺序排列于各自的签字人员座位之后。双方的助签人员分别站立在各自签字人员的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。在本国�